Véritable colonne vertébrale de l’agence de voyages, l’outil de back-office gère toutes les activités comptables incluant les fournisseurs (GDS, hôtels, compagnies aériennes…), leur facturation, les transactions et le paiement. Dans cet article, nous nous intéressons avec Sonia Oreb, Global Manager Back-office chez BCD Travel, à l’implémentation d’un nouveau client et à la maintenance de l’outil.
Sonia, peux-tu nous expliquer comment se déroule la mise en place d’un nouveau compte client?
La mise en place d’un nouveau compte est gérée par les équipes implémentation. Le back-office est une technologie complexe avec de forts impacts sur notre fonctionnement. Il est donc clé pour nous, pour des raisons d’efficacité, d’avoir unehomogénéité entre les clients. Je peux être sollicitée durant la phase de vente pour des requêtes non standards et pour lesquelles une expertise plus poussée est requise.
Et la maintenance d’un tel système ?
Pour fonctionner sur le long terme, il est impératif que le back-office suive les évolutions du marché. Je reçois 3 typologies de requêtes :
- La gestion des bugs (des réservations non synchronisées entre le back-office et le GDS par exemple)
- Des ajustements spécifiques pour nos clients pour simplifier leur gestion comptable (comme l’ajout de centres de coût ou de numéros d’ordre de mission).
- Des nouveautés dans le contenu quand les fournisseurs, tels que transporteurs aériens, ferroviaires, hôteliers, …opèrent des changements structurels dans leurs offres ou leurs stratégies de distribution. Cela nous affecte particulièrement et des adaptations sont à prévoir à notre niveau afin que les flux de paiement et de facturation s’effectuent convenablement. Ce fut le cas notamment quand la SNCF a changé d’inventaire pour la réservation de billets de train. Ces projets sont souvent majeurs et peuvent s’étaler sur plusieurs mois voire années.
Pour mener toutes ces actions à bien, une collaboration étroite entre l’agence et l’éditeur technologique est donc nécessaire. Des réunions régulières sont organisées pour échanger sur les sujets en cours et les futures évolutions.