Vous venez de terminer votre projet de mise en place d’une solution Travel & Expense (T&E) et vous vous retrouvez face à une montagne de documentation. Bienvenue dans le cauchemar de la gestion documentaire post-projet.
Pourquoi la documentation est-elle si importante ?
La documentation n’est pas qu’un simple tas de fichiers numériques. Elle est le fil d’Ariane qui guidera vos équipes Run, qu’elles soient internes ou externes, dans le labyrinthe de votre projet. Sans elle, la maintenance de votre outil T&E risque de se transformer en véritable casse-tête chinois.
Les bonnes pratiques pour maîtriser votre documentation :
La collecte des documents essentiels
Voici ce que vous devez absolument récupérer :
- Les spécifications : Assurez vous d’avoir la dernière version et datez là comme si votre vie en dépendait. Une spec sans date, c’est comme un poisson sans eau : rapidement périmé.
- La documentation de change : Guides utilisateurs, vidéos… Là encore, ne gardez que la dernière version, datez-la et nommez là de manière explicite ! Evitez ainsi à vote voyageur d’ouvrir 5 guides avant de trouver la version française.
- Les processus visuels : Pensez « voyageur-friendly ». Des schémas clairs sur les connexions IT, les workflows d’approbation, le cycle de vie des ordres de mission et notes de frais dans votre Self booking Tool sont vos meilleurs alliés pour partager les informations (avec vos utilisateurs, vos partenaires types TMC, …).
- Les contacts du projet : Qui a fait quoi ? Gardez une trace de tous les acteurs (internes, externes, fournisseurs, prestataires) avec leurs rôles et leurs domaines d’intervention. On ne sait jamais quand on aura besoin d’un coup de main !
- Les dates de déploiement : Conservez un historique précis des déploiements pour faciliter la résolution d’éventuelles anomalies.
- Les cahiers de tests : Assurez-vous d’avoir la version complétée par les testeurs ! Ils permettront de vérifier ce qui a été testé en cas d’anomalie, et de fournir un template aux équipes en charge du Run.
L’art du stockage
Une fois votre documentation rassemblée, il faut la ranger intelligemment :
- Créez une arborescence claire : Vos utilisateurs doivent pouvoir s’y retrouver aussi facilement que dans leur frigo.
- Centralisez comme un maniaque : Une documentation éparpillée est aussi utile qu’un parapluie troué. Rassemblez tout au même endroit.
- Sécurisez, mais pas trop : Stockez dans un endroit sûr, accessible aux externes si nécessaire, sans pour autant transformer l’accès en quête du Graal.
La mise à disposition : l’art de partager (mais pas trop)
- Gérez les accès avec la précision d’un horloger suisse : Seules les personnes autorisées doivent avoir accès aux informations sensibles.
- Formez vos équipes : Apprenez à vos collaborateurs à utiliser cette documentation. C’est comme leur apprendre à pêcher plutôt que de leur donner un poisson.
La mise à jour : votre meilleure amie
Une documentation à jour, c’est la clé. Une documentation obsolète peut être plus dangereuse qu’une absence totale de documentation. Mettez à jour régulièrement, comme si le destin de votre projet en dépendait (parce que c’est le cas).
La gestion de la documentation en fin de projet T&E n’est peut-être pas la partie la plus glamour de votre travail, mais elle est cruciale pour la pérennité de vos efforts. Elle est le garant de la continuité, de la cohérence et de l’efficacité de vos processus En suivant ces bonnes pratiques, vous transformerez ce potentiel cauchemar en une transition en douceur vers la phase de maintenance.
Laure de la Lande, Axys Odyssey