Dès lors qu’une entreprise envoie des collaborateurs dans des zones dites risquées, une question légitime se pose : doit-elle restreindre la liste des hôtels pouvant être réservés par les collaborateurs?
Sans être une obligation absolue, l’exercice présente de multiples intérêts et à différents niveaux:
- Pour le voyageur: il a l’assurance que quelque soit l’établissement qui lui est proposé, ce dernier présentera toutes les normes de sécurité adéquates et sera situé dans un quartier sécurisé.
- Pour l’entreprise: se conformer au devoir de protection qui l’incombe et apporter du service aux employés itinérants.
La mise en place d’un tel programme demande une certaine organisation en amont et nécessite de pouvoir répondre aux points suivants :
- Qui est en charge ?
La réponse n’est pas nécessairement évidente, tout dépend de la structure de l’entreprise. S’il existe un département de la sécurité dédié, le sujet lui est naturellement confié. A défaut, dans la majorité des cas, c’est le ou les interlocuteur(s) en charge des voyages (Travel Manager, Services Généraux,…) qui s’en occupe(nt). Outre le travail de référencement, ça sera également au(x) responsable(s) de procéder aux mises à jour.
- Sur quelle base ?
Cette question est cruciale et demande un travail de vérification. Comment, dans les faits, vérifier qu’un établissement répond à toutes les normes de sécurité exigées ? Et que le quartier n’est pas dangereux ? S’il n’est pas aisé de récupérer une information précise, il est possible de se faire assister par des spécialistes de la gestion du risque. En effet, ces experts peuvent inclure, dans leur palette de services, des audits hôteliers poussés, menés par le biais de relais locaux. Certains offrent même de gérer le sourcing afin de lister les établissements les plus appropriés.
- Quel canal de réservation ?
Dans la mesure du possible, les établissements en whitelist devront apparaître dans les canaux de réservation recommandés par l’entreprise, en online comme en offline. Si l’entreprise utilise une base hôtelière externe, il faudra s’assurer que les établissements sont bien référencés sur la plateforme.
Cet article a été écrit par
KATHLEEN STILMANT