Mettre en place un outil permettant de gérer les déplacements professionnels nécessite de se positionner de façon cohérente face à la configuration de son entreprise et d’analyser les perspectives qu’offrent la manière de contractualiser avec son fournisseur technologique
Le contrat en direct ou le GRA (Global Reseller Agreement)
D’abord définissons ces deux modalités :
- Le contrat en direct permet de contractualiser directement auprès de l’éditeur de la solution technologique et vous donne accès à une plateforme pleinement paramétrable.
- Le Global Reseller Agreement est un contrat signé avec votre agence de voyages qui vous donne accès à une plateforme mutualisée avec un niveau de paramétrage en général moins poussé.
Votre choix doit prendre en compte deux points particulièrement structurants :
Le budget voyage généré par les déplacements de mes salariés me permet-il de vouloir un outil dédié à mon entreprise ?
Dans le contexte où la maturité de l’entreprise permet de gérer l’administration de l’outil et de bénéficier d’un volume important de déplacements, il est légitime de vouloir se positionner en faveur d’un contrat en direct. La dépendance vis-à-vis de l’agence de voyages est donc moindre et la gestion est portée par la seule volonté de l’entreprise, tout en gardant un point de contact avec le support de l’éditeur pour la gestion des aspects plus techniques.
Cependant la mise en place d’un outil T&E en contrat en direct nécessite de prendre en compte l’aspect implémentation et donc un engagement sur la durée engendrant des coûts et un investissement humain non négligeable. De plus, sauf si vos volumes en terme de nombre d’utilisateur ou de transaction sont élevés, un contrat GRA, c’est à dire via une agence de voyages, les coûts d’utilisation de l’outil seront moins importants.
Comment mon entreprise souhaite-elle gérer la gouvernance du sujet Travel & Expense :
Suis-je en mesure de positionner une personne (par exemple le Travel Manager) voire une équipe dédiée à la gestion de l’administration de l’outil et de gérer le suivi de la stratégie Travel & Expense de l’entreprise? ou bien dois-je laisser mon agence de voyages gérer l’ensemble de la chaîne ?
La réponse réside là aussi sur votre volonté d’indépendance vis à vis de vos fournisseurs et de votre capacité à pouvoir positionner en interne une personne référente sur le sujet. La gestion par l’agence de voyages peut par contre permettre de se focaliser sur d’autres aspects liées aux voyages d’affaires. Ainsi, l’entreprise pourra s’appuyer sur les Account Manager de la TMC pour gérer les réservations, mais également le paramétrage de l’outil en fonction des besoins du client.
Cet article a été écrit par
JONATHAN GARCIA