La gestion des notes de frais demande du temps et beaucoup d’entreprises n’y accordent pas l’importance nécessaire. Conséquence : La fraude interne coûterait très cher à votre entreprise ! Selon une enquête Captio en 2017, la fraude s’élève à 700 € par salarié par an et les TPE/ PME sont les plus impactées.
Voici les 7 pratiques de fraude les plus courantes au sein des entreprises:
- Je me fais rembourser des dépenses que je n’ai pas payées
Cette pratique marche avec les taxis qui font des reçus à la main. Exemple: le collaborateur demande au chauffeur d’augmenter le prix de la course sur le reçu afin d’encaisser la différence.
Certains collaborateurs peuvent également demander un remboursement pour un pourboire qu’ils n’ont jamais payé si leur politique de voyage l’autorise. - Je profite des justificatifs en langue étrangère
Les reçus au Japon ou en Chine sont parfois illisibles ou incompréhensibles. Le montant renseigné correspond bien au montant déclaré mais était-ce un taxi, un club ou un restaurant ?
Il est très difficile d’identifier la nature de chaque reçu et le collaborateur peut être tenté de déclarer ce qui l’arrange. - Cette fois, c’est moi qui paie, demain ça sera toi
Certains collaborateurs passent les frais d’un repas classique en frais invitation. Cette pratique est plus courante quand les invitations ne sont pas plafonnées ou quand le plafond fixé pour les invitations est plus important que le plafond fixé pour un repas classique. - Les indemnités kilométriques, une mine d’or
Le remboursement est variable selon le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale de la voiture. Les collaborateurs indiquent une distance largement surévaluée ou un véhicule plus puissant que celui réellement utilisé. C’est le chemin le plus simple pour que le montant remboursé soit largement supérieur à la somme réelle. - Je m’arrange avec mon hôtel
Certains collaborateurs réussissent à négocier avec l’hôtel un reçu pour le dîner alors que la facture hôtel inclut tous les autres services y compris le dîner. Dans ce cas-là, il se fait rembourser le même dîner deux fois.
Toujours sur le même principe, certaines entreprises proposent un forfait pour les repas (indemnités journalières) lors des déplacements, le collaborateur en profite pour payer un hôtel all inclusive et empoche le montant des repas. - Le double remboursement des dépenses
Certains collaborateurs se font rembourser la même dépense deux fois. Exemple: j’ai un justificatif électronique en format PDF, je crée une dépense ce mois-ci avec le justificatif électronique et je soumets de nouveau la même dépense avec le même justificatif le mois prochain. - Jouer sur les devises
Si l’entreprise n’a pas mis en place de politique sur les taux de change, le collaborateur peut profiter de la conversion des devises. Rien ne l’empêche d’ajouter une différence en sa faveur. Quand il s’agit d’un déplacement de plusieurs jours et d’une destination qui coûte cher, le gain devient plus important.
Cet article a été écrit par
BASMA KHADROUF