La Loi LOM (Loi d’Orientation des Mobilités) sortie en 2019 lance un nouveau tournant dans la politique mobilité avec un focus important sur la mobilité au quotidien notamment sur les transports propres. Parmi toutes les mesures, celles concernant le déplacement travail-domicile nous intéresse plus particulièrement.
💡 Qu’est-ce qui évolue ?
La mobilité devient un sujet à discuter avec les partenaires sociaux lors des NAO (négociations annuelles obligatoires), repositionnant ainsi clairement l’entreprise en responsabilité d’assurer des trajets domicile-travail les plus cohérents et propres possibles. Le forfait mobilité est ainsi mis en place à hauteur de 400€/an/personne (augmenté à 500€ en 2021) : il s’agit d’un montant maximum exonéré de charges que l’entreprise du secteur privé peut rembourser au salarié utilisant des moyens de transport propres (vélo personnel, covoiture ou encore transport en commun hors abonnement).
Les collaborateurs doivent justifier de leurs dépenses – le montant de l’abonnement transport en commun est d’ailleurs déduit de ce montant lorsqu’il est appliqué. L’entreprise peut également acter un montant supérieur. Auquel cas, des charges s’appliqueront sur la part dépassant les 500€. De même pour le salarié, le surplus sera considéré comme un avantage en nature.
💡 Pourquoi le mettre en place ?
Les enjeux environnementaux auxquels nous faisons face sont désormais l’affaire de tous. L’entreprise devient un acteur majeur des changements de comportement et se doit de lancer des actions concrètes pour atteindre les objectifs de réduction de l’empreinte carbone. Les trajets domicile-travail représentent des leviers importants pour réduire l’empreinte carbone mais également un moment clé dans le quotidien des collaborateurs, moment souvent stressant et improductif.
Il faut prendre en compte que les talents de demain et les jeunes actifs d’aujourd’hui sont en quête de sens et très regardants sur l’adéquation de leurs valeurs avec celles de leurs employeurs. Cela devient donc un élément important de la marque employeur.
💡 Comment le mettre en place ?
Plusieurs étapes préliminaires à respecter :
1. Définir les objectifs
L’application doit être la même pour tous (quelques exceptions pour les territoires reculés) mais les trajets domicile-travail ne sont pas homogènes. Où mettre le curseur pour ne pas générer de frustration ou de sentiment d’inégalité ? Il est préférable d’avoir recueilli un maximum d’informations concrètes et chiffrées sur les déplacements domicile-travail des collaborateurs avant de démarrer la réflexion. Co-construire le projet avec un groupe de collaborateurs pour une véritable appropriation et un appui serait un must.
2. Négociations avec les partenaires sociaux ou accord d’entreprise
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le forfait mobilité doit faire partie des discussions mobilité des NAO et faire l’objet d’un accord d’entreprise. Or, les échanges peuvent être parasités par d’autres sujets d’actualité pour l’entreprise. Le timing est alors clé pour lancer le sujet. En cas de NAO passées ou d’entreprise de moins de 50 salariés, un accord unilatéral avec consultation du Comité Social et Economique est suffisant.
3. Mise en œuvre opérationnelle
Une fois le cadre défini et validé, il faut maintenant le mettre en pratique et définir qui fait quoi et comment. Il est alors clé de détailler l’ensemble des étapes pour identifier que l’ensemble sera fluide pour les collaborateurs mais aussi pour les personnes en charge de l’administratif (paie, comptabilité, services généraux…). La justification de la dépense peut être :
- Une simple attestation sur l’honneur (en cas de contrôle, des détails seront demandés),
- Une déclaration de note de frais,
- Un moyen de paiement/plateforme dédié qui sera à même de fournir des reportings détaillés.
Ces choix doivent prendre en compte le contexte et la culture de l’entreprise. Dans une entreprise de petite taille avec des services administratifs limités, il est peut être démesuré de faire une saisie de note de frais pour chaque location de trottinette ou de mettre en place la gestion d’un nouveau fournisseur. A l’inverse, dans un grand groupe, il sera probablement trop risqué de se baser sur des déclarations sur l’honneur. La nécessité d’indiquer les montants sur le bulletin de paie entraine aussi des questionnements : comment le faire lorsque les remboursements de frais sont remboursés directement au fil de l’eau sans attendre la paie ?
Ces contraintes ont ouvert la porte à de nouveaux produits pour répondre aux attentes des entreprises. C’est le cas notamment des cartes de paiement mobilité type Betterway ou Ticket Mobilité d’Edenred. Distribuées aux collaborateurs et paramétrées selon les décisions de l’entreprise, elles permettent de payer les transports concernés directement avec le forfait mobilité alloué tout en offrant des possibilités de reporting pertinentes pour l’entreprise. Via ces moyens, la micro-mobilité échappe au scope des déplacements et des notes de frais et se positionne clairement comme une dépense et un sujet RH. La gestion de l’information est simplifiée mais le pilotage des dépenses un peu moins.
4. Communication et suivi
Comme tout changement, il est essentiel d’informer sur les fonctionnements et les avantages. Les explications du forfait mobilité devrait devenir un élément de la politique voyages qui devrait être réintitulée « politique mobilité » sans quoi l’information officielle risque de finir sur une note interne que personne ne sera à même de retrouver dans quelques mois. Enfin, comme tous les sujets liés à la RSE (responsabilité sociétale de l’entreprise), monitorer les résultats obtenus est clé. La mise en œuvre doit prendre en compte qui seront les interlocuteurs en charge et les indicateurs qui devront être fournis.
Un peu de réflexion et beaucoup de travail seront les ingrédients de cette démarche ! N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez échanger sur la mise en place du forfait mobilité, redéfinir votre politique voyage ou définir votre stratégie RSE mobilité.
Cet article a été écrit par Amélie BERRUEX.
