La décision est prise : Le changement de SBT aura bien lieu. C’est donc un nouveau projet d’implémentation outil Travel & Expense qui va démarrer.
On vous dévoile les pièges à éviter afin que ce projet soit une réussite!
Un projet d’implémentation, quelqu’il soit, passe par différentes phases, dont notamment le cadrage, le choix des prestataires, et enfin le déploiement.
De nombreuses erreurs peuvent être commises à tout moment et mettre votre projet en péril!
Parmi celle-ci, notre expérience nous a permis d’en lister 11 principales :
- « Je m’attaque au Travel, on verra l’expense plus tard ».Les sujets Travel & Expense sont liés. Il est primordial de les penser et les anticiper en même temps afin d’assurer une cohérence et fluidité dans le processus.
- « On creusera l’existant au moment du changement d’outil ».En amont du changement d’outil, il est nécessaire d’analyser et comprendre l’organisation ainsi que les contraintes opérationnelles (et ne pas découvrir des spécificités au moment du projet, comme par exemple la gestion des avances de frais).
- « Je repars sur l’existant à tout prix ».Il convient de rechallenger l’existant lors d’un changement d’outil afin de ne pas reproduire des processus non optimisés (Exemple : est ce que je profite du changement de SBT pour simplifier un workflow d’approbation?).
- « Je sais quel prestataire choisir, pas besoin d’en interroger d’autre ».Il est recommandé d’effectuer une veille exhaustive du marché et des prestataires. Cela permet notamment de sélectionner le prestataire le plus adapté à mon contexte et mes besoins. On parle aussi bien de l’éditeur de la solution que de l’agence de voyage.
- « Je veux une solution parfaite ».Malheureusement, il n’existe pas de solution parfaite. Cependant l’enjeu est de trouver la solution la plus adaptée à mon organisation. On se pose alors la question : Qu’est ce que je priorise? le workflow d’approbation? la réservation de voyages Offline? La gestion des notes de frais? La dématérialisation des justificatifs? Le choix se fera donc par ordre de priorité, quitte à adapter vos process aux bonnes pratiques du marché.
- « Je choisis l’outil, les autres prestataires s’adapteront ».Il ne faut pas sous estimer l’importance d’analyser les interactions et les connexions entre les acteurs (Outils, Travel Management Company, Moyens de paiement…). Le monde du T&E est incroyablement complexe et interconnecté. Le choix doit donc se faire autour d’un écosystème plutôt qu’en additionnant une agence, un SBT, un moyen de paiement, un HBT… qui ne seront peut-être pas complètement compatibles !
- « C’est juste un changement d’outil, pas un nouveu projet ».Il faut penser le remplacement ou la mise en place de l’outil en mode projet. Il est important de le dimensionner dans son ensemble : équipe projet, coûts, disponibilité… Le changement d’outil doit être le pretexte pour optimiser les processus, communiquer sur les bonnes pratiques et aller chercher des gains au delà du simple outil.
- « J’inclus uniquement les acteurs en lien direct avec le Travel ».Le Travel est un sujet transverse dans les entreprises. Celui-ci requiert de mobiliser l’ensemble des directions impactées de loin ou de près par le projet (RH, Achats, Finances, Sécurité, Communication…). Si vous n’embarquez pas l’ensemble des parties prenantes au démarrage, votre conduite du changement et donc l’adoption sera un véritable calvaire.
- Je n’ai pas besoin de sponsor, mon projet a été validé ».Le T&E est un sujet « Touchy » au sein des entreprises. C’est un des sujets les plus visibles, car impactant directement le portefeuille et la qualité de vie de vos collaborateurs. Il est important d’avoir des sponsors au niveau de la direction générale afin d’assurer la réussite du projet (notamment pour assurer des arbitrages rapides ou une vente interne parfois longue et usante…).
- « On change juste d’outil, les gens s’habitueront vite ».Il ne faut pas sous estimer la nécessité du change management. Il est nécessaire de définir une stratégie de change management tout au long du projet (Exemple : Quelle communication avec les utilisateurs finaux? Quelles formations selon les profil des utilisateurs? Comment communiquer sur l’avancement du projet?).
- « Mon GoLive est passé, je passe à autre chose ».Les projets T&E doivent vivre même après le Go Live. L’entreprise doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue (Exemple : enquête satisfaction)… sous peine de retomber dans les mêmes travers quelques années plus tard !
Cette liste est évidemment non exhaustive.
N’hésitez pas à faire appel à nos experts pour vous accompagner dans l’audit de vos process actuels et la mise en place d’un nouvel outil.
Cet article a été écrit par
LAURE DE LA LANDE