La mise en place d’une nouvelle agence de voyages implique un grand nombre d’intervenants et une véritable préparation en amont.

ALORS QUELS SONT LES PRÉ-REQUIS INDISPENSABLES À LA RÉUSSITE DE CE PROJET ?

Tout d’abord, la nomination d’un véritable chef d’orchestre

Il est primordial d’avoir un chef de projet qui pourra être le relais de l’ensemble des acteurs :

• Internes : Achats, RH, Compta, Finance, DSI, Sécurité, Communication…
• Externes : Agence de voyages (et ses propres interlocuteurs parfois nombreux), Prestataires de transports et d’hébergements, Etablissements bancaires, Editeurs T&E…

Il sera bien entendu appuyé par un groupe projet en interne.

Des étapes clés à réaliser en amont de la mise en place

1 – Analyser l’existant : Qu’est ce qui est déjà en place (outils / procédures) ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est ce qui peut être amélioré ?

2 – Recueillir l’expérience utilisateur : Constituer un groupe d’ambassadeurs représentatifs des différentes entités, populations (assistantes, voyageurs) et différents services pour avoir leur opinion « terrain », avoir leur description de l’agence idéale

3 – Préparer un bilan chiffré : Dépenses par type de prestations, par canal de réservation, au global, par pays…sur une année, nombre d’employés et de voyageurs estimés

4 – Définir le bon calendrier : Anticiper la mise en place de la nouvelle agence par rapport à la date de fin de contrat de l’agence actuelle, s’assurer que les ressources nécessaires au projet seront disponibles

5 – Récolter toutes les informations dont l’agence aura besoin au moment de l’implémentation :

• Mode de paiement : Gestion des ouvertures de compte avec le fournisseur de carte
• Données analytiques : Quelles informations sont nécessaires à la facturation, au reporting ? Sont-elles communes à toutes les entités ? Quel est le format ?
• Profils voyageurs : Mise en place d’une synchronisation base RH vers l’agence/outil de réservation ? Envoi d’une simple extraction à l’agence ? Une seule ou plusieurs bases RH ? Quel niveau de précision dans les informations : délégation, approbation ?
• Paramétrage outil de réservation : Quelle(s) politique(s) voyage(s) ? Quel mode de connexion (SSO) ? Pré-requis de la DSI ?
• Contrats fournisseurs
• Etc.

6 – Anticiper la transition : Valider un plan de bascule avec l’agence actuelle (date limite pour l’émission des billets, gestion des modifications et annulations après la date de fin de contrat…)

Ce travail préparatoire est très important. Il peut paraître long mais vous fera assurément gagner du temps au moment de l’implémentation.

Et à ne surtout pas négliger, la conduite du changement

Le changement d’agence doit être le plus transparent possible pour les utilisateurs. Il faut en amont identifier ce qui va changer pour les collaborateurs : les coordonnées de l’agence, les modalités d’échange avec l’agence (via un outil, par mail, par téléphone), les services apportés par l’agence…. pour communiquer au mieux sur les bénéfices apportés.

Tous nos conseils sur la conduite du changement à venir dans un prochain article !

Et si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter 😉