Pourquoi et comment ?
Les tarifs négociés sont des prix négociés entre les sociétés et les fournisseurs, correspondant à des tarifs préférentiels.
Ils permettent ainsi aux entreprise de réduire leurs coûts.
Dans le T&E (Travel & Expense), les tarifs peuvent être négociés aussi bien auprès des compagnies aériennes que des hôteliers et des loueurs de voitures.
Une fois les négociations finalisées, il convient de paramétrer ces tarifs dans les outils (OBT (Online Booking Tool) /SBT (Self Booking Tool), plateformes de distribution, ….) via les Discounts codes notamment.
Pourquoi contrôler les tarifs négociés?
Lors de leur mise en place dans les outils, et comme pour toute implémentation/modification dans les outils type OBT/SBT, des tests sont effectués afin de s’assurer que les tarifs proposés aux collaborateurs sont bien conformes à ce qui a été négocié.
Il est toutefois rare que ces tarifs soient par la suite contrôlés de manière récurrente pour s’assurer de leur exactitude et de leur bon fonctionnement. Les négociations n’étant pas reconduites chaque année, une coquille telle qu’une modification involontaire dans les discounts codes pourrait rester dans l’outil des mois durant, voire des années.
Il s’agit pourtant d’un élément à fort impact sur les dépenses Travel, d’où la nécessité d’effectuer des vérifications régulièrement.
Comment les contrôler?
Pour cela, 2 possibilités :
- Vérifier les discounts codes directement dans les outils si l’entreprise a la main pour le faire, et/ou auprès de ses partenaires (éditeur, plateformes hôtelières, fournisseur de véhicules, ect…)
- Inconvénient : Le caractère chronophage pour le Travel manager qui est dépendant de ses interlocuteurs. Il sera donc difficile pour le TM de le faire à intervalle régulier.
- Suivre les tarifs négociés via un reporting adapté. En fonction des reportings proposés par votre éditeur de solutions T&E ou par votre TMC, il sera nécessaire de les ajuster afin de lire et suivre cette donnée précise.
- Inconvénient : La mise en place requiert du temps et des compétences techniques.
- Avantages :
- Facilité d’exploitation : Le Travel manager est libre de fixer lui-même les dates de réception de ce reporting
- Autonomie : Le TM ne dépend de personne : une fois le reporting reçu, charge à lui d’effectuer ses contrôles à sa convenance.
Nous retiendrons donc que les tarifs négociés font partie des éléments à suivre et à contrôler plusieurs fois par an dans le cadre de la maitrise de vos dépenses T&E.
Si la mise en place de contrôles est toujours consommateur de temps, des solutions existent pour en faciliter le suivi. Nos experts sont là pour accompagner vos équipes sur ces process !
Laure de la Lande, Axys Odyssey